Projektové oddelenie
Charakteristika pracoviska
Projektové oddelenie Univerzity veterinárskeho lekárstva a farmácie v Košiciach zabezpečuje činnosti v oblasti technickej a administratívnej podpory pri tvorbe a implementácii projektov univerzity, orientovaných na oblasť:
- rozvoja vedy, vedecko-výskumnej a pedagogickej činnosti univerzity,
- hospodárskeho rozvoja univerzity a univerzitných účelových zariadení,
- partnerskej spolupráce s univerzitami a vedecko-výskumnými inštitúciami (UPJŠ, TUKE a SAV).
Technická a administratívna podpora projektov spočíva v príprave projektového návrhu – opisu projektu, rozpočtu projektu a žiadosti o poskytnutie NFP cez portál ITMS 2014+ (informačný systém pre ŠF EÚ na národnej úrovni) a rozsahu povinných príloh v zmysle vyhlásenej výzvy RO – Riadiaceho orgánu alebo SORO – Sprostredkovateľského orgánu. Na opise projektu participuje odborný garant akademickej obce za vedeckú časť. Pri príprave projektových návrhov na základe vyhlásených výziev programu Horizont 2020 a iných finančných nástrojov riadených EÚ vstupuje projektové oddelenie do súčinnosti a spolupráce na základe požiadaviek odborného garanta pripravovaného projektového návrhu. Po úspešnom vyhodnotení projektového návrhu u poskytovateľa nenávratného finančného príspevku (RO alebo SORO) projektové oddelenie zahajuje proces implementácie projektu prípravou podkladov k zazmluvneniu projektového návrhu.
Implementácia projektu v sebe zahŕňa proces monitorovania schválených aktivít projektu – prípravou monitorovacích správ (reportov), ďalej zahŕňa proces prípravy podkladov k verejnému obstarávaniu tovarov, prác a služieb, obsiahnutých v schválenom rozpočte. Po úspešne ukončených procesoch verejného obstarávania (zabezpečovaných internou formou, prostredníctvom Oddelenia VO UVLF, alebo externou formou) je úlohou projektového oddelenia pripravovať žiadosti o platbu cez portál ITMS 2014+ (respektíve iný platobný systém EÚ) a zabezpečovať finančné toky nenávratného finančného príspevku vrátane povinného podielu spolufinancovania s priebežne vykonávanou kontrolou oprávnenosti nárokovaných výdavkov podľa aktuálne platnej verzie rozpočtu a platnej legislatívy SR pre oblasť štrukturálnych fondov a iných finančných nástrojov EÚ. Ďalším krokom je zabezpečovanie hladkých a bezproblémových dodávateľsko-odberateľských vzťahov formou protokolárnych prevzatí jednotlivých dodávok tovarov, prác a služieb a následná spolupráca s ekonomickým oddelením UVLF pri zabezpečení účtovných operácií a správnom zaúčtovaní oprávnených nárokovaných výdavkov projektu, vrátane zabezpečenia publicity a inventarizácie obstaraného majetku. Súčasťou uvedených úkonov je i povinné zabezpečenie zmluvnej podmienky poistenia obstaraného majetku vstupom do kontraktov s poisťovacími spoločnosťami. Počas prebiehajúcej implementácie je realizácia odborných aktivít projektu povinne minimálne 1 x za obdobie implementácie hodnotená z úrovne poskytovateľa nenávratného finančného príspevku formou „kontroly fyzickej realizácie projektu na mieste“, ktorá má v kontrolórskej terminológii charakter „on – go“ kontroly, pričom pracovníci projektového oddelenia zabezpečujú potrebnú súčinnosť v tomto smere. Po ukončení implementácie projektu je povinnosťou konečného prijímateľa nenávratného finančného príspevku (NFP), t. j. univerzity, monitorovať projekt po dobu 5 rokov a predkladať poskytovateľovi NFP následné monitorovacie správy s vyhodnotením monitorovacích ukazovateľov dopadu.
Po ukončení implementácie projektu podlieha projektová dokumentácia – projektový spis počas 10 rokov povinnej archivácii a počas týchto 10 rokov je projekt kontrolovateľný z úrovne externých kontrolných inštitúcií – ako je NKÚ, Úrad vládneho auditu, KPMG a Audit Európskej komisie. Externé inštitúcie vykonávajú tzv. následnú finančnú kontrolu „ex – post“, respektíve vládny audit.